Smart City: Pengurusan Izin Satu Atap Online

Beberapa pemerintah daerah di Indonesia sedang melakukan persiapan menuju era smart city, dimana semua dapat berjalan lebih mudah, cepat, tepat dan dapat ter-ukur. Hal ini dapat memangkas birokrasi secara dramatis karena sistem perizinan online dapat dilakukan pada satu aplikasi atau website untuk berbagai (seluruh) jenis perizinan.

Sebelumnya memang sudah ada di beberapa daerah untuk sistem perizinan satu atap ini, akan tetapi baru berfokus pada pengajuan izin awal. Sebagai langkah selanjutnya, sistem perizinan online terbaru harus dipersiapkan dimana untuk pengurusan perpanjangan izin sebagai konsekuensi aktifitas terdahulu.

Perizinan Online Lanjutan di Era Smart CitySeperti di negara lain, di Indonesia terdapat banyak perizinan yang harus diurus mulai dari kelahiran sampai kematian, dan juga bagi para pelaku usaha serta badan organisasi cukup banyak izin yang harus diurus.

Kebanyakan urusan perizinan tersebut dikelola oleh badan administrasi daerah seperti kelurahan dan kecamatan, dimana aktifitas yang ada melibatkan formulir kertas yang kemudian disalin ulang ke komputer baru kemudian di kirim ke server pusat.

Dari rutinitas tersebut dapat terlihat peluang untuk mempermudah dan mempercepat pelayanan pengurusan izin tanpa melibatkan kertas sebagai input, atau kertas hanya berfungsi untuk output yang akan di otentikasi.

Pengurusan Izin Satu Atap secara Online (PISAO)

Tentunya dengan adanya pengurusan izin satu atap secara online, baik untuk memperpanjang atau membuat izin baru yang pertama kali dibuat maka individu dan organisasi hanya perlu datang ke lokasi kantor administrasi pemerintah hanya jika ada yang harus di tanda-tangani saja, karena pada dasarnya era SmartCity ini memiliki konsep efisiensi dari segi waktu dan biaya dan tentunya sembari “mengebiri” birokrasi. Berikut kriteria aplikasi PISAO tersebut:

  • Akses melalui website dan smartphone melalui single login (misal: nomor KTP/Passpor)
  • Dapat mengurus segala perizinan umum di Indonesia
  • Para staff administrasi instansi terkait juga dapat mengisi form tersebut untuk melayani individu yang datang ke lokasi untuk pengurusan tersebut
  • Data disimpan di data center inhouse dan otomatis transfer ke data center pusat, sehingga informasi data juga otomatis terhubung ke sistem di instansi yang lain untuk perizinan tersebut
  • Formulir elektronik tersebut dapat di isi sebagian, disimpan dan dilengkapi kemudian hari, setelah itu dapat langsung di kirim
  • Mudah dimengerti dan mudah digunakan
  • Formulir harus direncanakan secara terpadu agar dapat terintegrasi dengan instansi lainnya
  • Diberikan contoh pengisian form dan notifikasi jika ada kesalahan pengisian formulir
  • Mendukung upload bukti secara online, misal foto, rekening listrik dan lain-lain yang dipersyaratkan untuk pengurusan izin tersebut
  • Pembayaran dapat dilakukan via online banking yang lasuk masuk ke kas daerah (ini lebih bagus lagi jika ada pengembangan sistem pembayaran ke pemerintahan agar memangkas biaya pihak ketiga seperti bank)
  • Mendukung sistem komunikasi otomatis untuk notifikasi internal dan ke warga.

Dengan sistem perizinan tersebut maka waktu yang dibutuhkan seseorang untuk semisal perpanjang STNK dapat berlangsung hanya kurang dari 5 menit, dengan cara :

  • Login
  • Pilih perpanjang izin
  • Pilih KTP
  • Upload foto KTP lama
  • Tunggu persetujuan dari administrator, pada pengembangan selanjutnya dapat dibuat sistem untuk mengadakan kecocokan bukti untuk validasi.
  • Selesai, dapat invoice dan jika pembayaran dipilih via online banking maka di internet bankin sudah tersedia jumlah pembayaran dimana bank interkoneksi real-time dengan sistem pembayaran (payment gateway) layanan perizinan tersebut
  • Selesai, KTP dikirim ke alamat yang ditentukan oleh pengurus izin.

Tentunya jika kurir PT. POS Indonesia dapat mengirim 30 KTP baru perhari, ini jauh lebih baik ketimbang 30 orang harus menuju kantor kelurahan. Demikian untuk pengurusan BPJS, Kartu Pintar dan lainnya, dan dengan sistem ini di era Smart City maka penduduk Indonesia tidak perlu punya dompet lebih dari 1 karena cukup dengan e-KTP nya saja dapat digunakan untuk BPJS, Kartu Pintar dan Kartu-kartu lainnya yang kemungkinan akan ada untuk memberikan kemudahan.

Sistem Manajemen Formulir Perizinan Online

Sistem pelayanan izin satu atap online ini dikonfigurasi dengan sistem manajemen formulir yang berada pada sebuah data center yang memenuhi standard internasional dengan standard keamanan ISO:27001 dan fasilitas data center yang tersertifikasi oleh uptime institute minimal Tier III, demikian untuk input melalui website dan android merupakan aplikasi cloud yang juga berada pada data center yang aman baik untuk penempatan sistem, aplikasi, maupun backup data.

Aplikasi perizinan tersebut memanggil formulir yang berada dibalik sistem manajemen formulir pengembang aplikasi ini dan menampilkan formulir pada browser pengguna. Sistem manajemen formulir ini memberikan set pertanyaan sesuai kriteria dan melakukan validasi data.

Sistem manajemen formulir ini memiliki 3 elemen inti, yakni: Validasi Data, Pertanyaan Cerdas, dan Sistem Antrian Transaksi. Sebuah kantor administrasi permerintah hanya harus memiliki PC atau sebuah server dengan spesifikasi minumum. Sistem aplikasi web dapat di pasang di website resmi kantor pemerintahan tersebut (misal: website Pemda).

Keuntungan Sistem Perizinan Online Satu Atap

  • Mengurangi biaya kertas dan cetak
  • Pengurusan izin lebih cepat
  • Penerimaan kas daerah lebih cepat masuk dan terukur
  • Mengurangi beban kerja di pemerintah daerah, seperti telepon masuk, tatap muka dan menjawab pertanyaan dari warga secara manual
  • Transformasi pengolahan manual ke otomatis, termasuk validasi dan persetujuan
  • Mendorong pengurusan via website / aplikasi mobile untuk perpanjangan izin
  • Informasi atas pertanyaan yang sering diajukan warga seputar perizinan dapat lebih mudah diakses tanpa harus datang ke kantor daerah (kelurahan dan kecamatan)
  • Layanan online dapat tetap tersedia diakses bahkan ketika sistem back office di kantor pemerintahaan tersebut sedang bermasalah
  • Sistem dapat bejalan stabil dengan dukungan infrastruktur yang ada
  • Semakin berkurang orang yang melintasi jalanan untuk mengurus perizinan (sedikit mengurangi kemacetan)
  • Memberikan peningkatan pelayanan ke warga dan pengusaha.

Tentunya dengan sistem tersebut, pemerintah dapat membuat izin sebanyak yang mereka perlukan tanpa harus khawatir menyusahkan masyarakat karena sistem perizinan online satu atap lanjutan ini sudah memudahkan warga.

Konsep Keamanan Aplikasi Perizinan Online

Perlu diperhatikan untuk team developer juga harus memiliki security compliant ISO 27001, terutama yang memahami konsep sistem keamanan terbaru (zero trust network) pada public cloud dan vitualisasi (server dan jaringan).

Sebetulnya ada pertanyaan menggelitik seputar Ide Smart City ini, bahwa pemerintah Indonesia sebetulnya harus cepat merancang arsitektur data center nasional untuk berbagai kebutuhan instansi apalagi pada era smart city dimana akan terjadi jumlah data yang besar.

Sangat penting untuk mengetahui secara mendetail spesifikasi data center yang akan digunakan, dan background bisnis mereka dalam memilih data center terbaik sesuai kebutuhan sistem untuk pengadaan aplikasi online ini. Dengan memahami hal tersebut, pemerintah dapat lebih terjamin dari sisi aksesibilitas, skalabilitas dan terutama keamanan data sensitif.

Keamanan data internal Indonesia tidak dapat diserahkan begitu saja kepada pihak luar, oleh karena itu untuk kebutuhan pemerintahan sebaiknya menggunakan data center di Indonesia yang dikelola oleh para anak bangsa. Hal ini sudah sangat sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 82 Tahun 2012.

Indonesia sama sekali tidak memerlukan pihak lain untuk terhubung dengan dunia luar apalagi jika satelit terbaru mulai beroperasi, sebab menurut beberapa lembaga riset dan penelitian Indonesia termasuk negara yang memiliki penurunan drastis terhadap jumlah ketergantungan interkoneksi ke Amerika Serikat. Dan terutama untuk aplikasi perizinan online yang bersifat internal, sama sekali tidak membutuhkan koneksi keluar Indonesia. Saatnya pemerintah membuat pihak luar berkeinginan untuk berkoneksi ke Indonesia dengan sendirinya.

SmartCity hanya dapat direalisasi oleh oleh Smart Government untuk mendukung warganya menjadi Smart Citizen.

Silahkan berdiskusi..

Comments are closed.

Pin It on Pinterest

Share This