Pasar e-commerce tetap tumbuh pada pasar perdagangan B2B yang diprediksi akan dua kali lebih besar dari pasar B2C di tahun 2020 (Frost and Sullivan. December 2014. Future of B2B Online Retailing). Akankah e-commerce dukungan strategi Anda pertumbuhan ini? Dan jika demikian, apakah Anda memiliki sebuah website e-commerce yang sukses didukung oleh sistem manajemen keuangan terintegrasi yang kuat?
Masih banyak perusahaan yang menggunakan platform e-commerce dan sistem manajemen keuangan secara terpisah, menciptakan silo informasi, sehingga membuat pelacakan keuangan secara keseluruhan dan proses pelaporan menjadi lebih rumit. Hal ini banyak ditemui oleh penyedia jasa konsultan IT dan managed service dalam melakukan pekerjaan di client. Bayangkan jika Anda bisa mendapatkan semua data keuangan Anda secara online, dari dashboard tunggal dan tanpa interaksi manusia – berapa banyak kemudahan dalam mengelola kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Pentingnya Menggunakan Sistem Manajemen Keuangan Terintegrasi
Dengan mengintegrasikan solusi e-commerce dengan Sistem Manajemen Keuangan Terintegrasi, perusahaan dapat menghemat waktu dan mengurangi kesalahan dengan meng-otomatisasi transfer pembayaran dan data penjualan dari platform front-end toko ke sistem keuangan back-end. Selanjutnya, hal itu akan membantu mereka dalam memperoleh fleksibilitas yang banyak dibutuhkan untuk mengimbangi tuntutan pelanggan melalui berbagai perluasan wawasan pesanan, produk dan keuangan.
Dengan Sistem Manajemen Keuangan Terintegrasi anda dapat melacak bagaimana kinerja bisnis Anda. Anda akan dapat memusatkan semua energi untuk menjalankan dan memperluas bisnis Anda. Aberdeen Group menemukan bahwa 86% dari organisasi yang dapat mengakses kinerja keuangan secara real-time dapat memperoleh informasi yang tepat waktu dan akurat untuk pengambilan keputusan. Laporan Aberdeen lainnya membuktikan bahwa kurangnya integrasi akuntansi menyebabkan 56% dari kesulitan responden dalam memastikan konsistensi data.
4 Poin Penting dalam Mendorong Pertumbuhan Usaha dan Efisiensi
Di bawah ini adalah 4 poin secara terperinci bagaimana Anda dapat mendorong pertumbuhan bisnis dan efisiensi dengan menggunakan Sistem Manajemen Keuangan Terintegrasi untuk e-commerce:
-
Fleksibilitas
Faktor: Meskipun Anda mungkin telah memulai bisnis Anda dengan hanya beberapa pelanggan, disaat perusahaan Anda tumbuh, Anda akan memerlukan sistem yang membantu Anda mengelola pesanan volume besar serta proses bisnis yang kompleks. Jadi fleksibilitas ini ditujukan dalam hal ekspansi dimasa depan – baik lokal dan global.
Hal Penting: Sebuah Manajemen Keuangan yang terintegrasi penuh dengan sistem e-commerce akan memberikan akses kepada staff keuangan Anda dengan data yang mereka butuhkan, kapanpun dan dimanapun mereka membutuhkannya. Dari pengguna dashboard tunggal mereka dapat mengakses penjualan dan informasi pendapatan dengan produk, pelaporan keuangan seperti biaya akuntansi, anggaran dan komitmen, saham dan tren permintaan.
Software yang dibutuhkan: Harus mencakup multi-channel, multi-lokasi, multi-perusahaan dan transaksi multi-currency, dengan fitur built-in nilai tukar. Dengan fitur seperti kepatuhan global, multi-bahasa, multi-peraturan dan multi-ledger, akan memberikan efisiensi dalam mengelola bisnis global. Dengan satu set berbagai mata uang dan nilai tukar, Anda akan dapat mengelola beberapa perusahaan, yang terletak di negara yang berbeda melalui database tunggal, sebagai transaksi yang dimasukkan dalam mata uang asing secara otomatis dikonversi ke dalam mata uang yang diakui pada masing-masing laporan keuangan.
-
Kepuasan pelanggan
Faktor: Kemudahan mendapatkan informasi produk yang up to date, ketersediaan persediaan, pelacakan pesanan, dan sebagainya. Sistem online merupakan cara yang pasti untuk mengurangi masalah operasional dan tingkat pemenuhan kepuasan pelanggan.
Hal Penting: Dengan mengotomatisasi pertukaran data antara Sistem Manajemen Keuangan dan front-end e-commerce, seluruh proses untuk pengolahan pemenuhandapat dikelola dengan mudah. Sistem Manajemen Keuangan Terintegrasi akan mendukung penuh dari manajemen penagihan, pembayaran hingga pendapatan. Hal ini dapat mencakup jadwal pembayaran pelanggan dan transaksi, manajemen kredit dan pelacakan pendapatan di bisnis. Untuk mendapatkan semua informasi tersebut melalui sebuah tombol klik akan membantu bagian keuangan Anda dalam memberikan layanan pelanggan yang lebih baik. Penelitian menunjukkan bahwa untuk setiap peningkatan 20% dalam kualitas data dan efisiensi, ada peningkatan 9% dalam kualitas layanan pelanggan yang lebih responsif.
Software yang dibutuhkan: Yang memungkinkan pelanggan untuk mendapatkan informasi real-time tentang persediaan yang tersedia, status pesanan terbaru dan bahkan melacak pengiriman dengan nomor pelacakan (nomor resi). Melalui pengintegrasian gateway pembayaran dengan toko online Anda, maka pelanggan dan karyawan penjualan Anda dapat mengakses informasi pembayaran setiap saat. Ketersediaan informasi tersebut membantu mengurangi biaya operasi dan meningkatkan pengalaman pelanggan dalam bertransaksi melalui toko online anda.
-
Kesederhanaan
Faktor: Dengan mengotomatisasi transfer data dari toko online ke back-end Sistem Manajemen Keuangan, perusahaan dapat mengurangi kesalahan dan waktu yang dihabiskan untuk entri data. Hal ini dapat membantu mereka untuk lebih fokus mengerahkan usaha untuk kemajuan usaha.
Hal Penting: Apakah pelanggan Anda adalah konsumen atau bisnis, integrasi Sistem Manajemen Keuangan dengan toko online akan memberikan semua yang anda butuhkan. Seperti untuk aplikasi bisnis terintegrasi yang dapat menjangkau lebih banyak pelanggan potensial, menjual lebih banyak produk, memberikan efisien dan akurasi dalam menanggapi order, serta mendorong kepuasan pelanggan.
Software yang dibutuhkan: Dari start-up kecil hingga perusahaan besar, software tersebut harus memiliki skalabilitas. Menawarkan fungsionalitas yang beragam untuk menyederhanakan manajemen informasi akuntansi dengan mengelola beberapa fungsi melalui satu database. Fitur ini membantu dalam menghilangkan kebutuhan untuk menggunakan spreadsheet, sehingga mengurangi risiko kesalahan. Anda dapat menarik laporan, serta menghasilkan faktur dari pesanan penjualan hanya dengan sekali klik tombol. Hal ini juga menghilangkan kompleksitas pajak dan GST dengan kemampuan manajemen pajak atas debit, pembayaran, penangguhan pajak, GST pada pra-pembayaran dan sebagainya.
-
Analisa
Faktor: Ketika semua transaksi pembayaran terintegrasi secara otomatis dengan sistem akuntansi, perusahaan mendapatkan visibilitas real-time. Visibilitas tersebut terintegrasi dalam persediaan, pembayaran, penjualan, pendapatan, produk, dan sebagainya. Memiliki gambaran yang lengkap dari arus kas akan lebih memberikan kekuatan dalam pengambilan keputusan bisnis, kontrol keuangan yang lebih baik dan pelaporan audit.
Hal Penting: Dengan visibilitas real-time dari segala sesuatu di seluruh bisnis dalam hal arus kas, departemen keuangan Anda akan dapat membuat keputusan yang cepat dan informasi. Aberdeen Group melaporkan bahwa akses ke data keuangan real-time memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan jumlah waktu yang dibutuhkan untuk membuat keputusan dengan 11% 5.
Software Yang Dibutuhkan: Siklus proses bisnis adalah arus kas. Software harus dapat mendukung analisa real-time terhadap keluar masuknya uang. Software harus mendukung rasio kas terhadap penjualan dan pembelian. Bahkan harus dapat membantu Anda memantau pengeluaran internal dengan menjaga log entri informasi pribadi.
Beberapa Studi Kasus Integrasi Manajemen Keuangan dengan E-Commerce
Terutama untuk pengusaha kuliner yang mulai menjual produknya melalui aplikasi pihak ketiga seperti Gojek (Gofood) atau melalui sistem online ordering (website). Integrasi sistem informasi manajemen keuangan terhadap penjualan di aplikasi tersebut sangat dibutuhkan. Semoga kedepannya Gojek akan membuat API (Antarmuka pemrograman) yang aman untuk dapat di integrasikan dengan software ERP anda.
Seperti Borobudur Herbal yang mulai menggunakan toko online untuk penjualan ke konsumen, tentu akan lebih mudah jika toko online tersebut terintegrasi secara real-time dengan sistem back-end mereka. Mungkin saat awal ini mereka baru mendapat order sedikit, namun seperti dijelaskan diatas ketika sudah mulai banyak order maka kesalahan entri dapat terjadi. Dan untuk menghindari hal tersebut perusahaan dapat melakukan integrasi sistem backend mereka dengan sistem e-commerce.
Kesimpulan
Sistem Manajemen Keuangan, ketika digunakan bersama dengan sistem e-commerce, memberikan perusahaan pengetahuan mendalam yang diperlukan untuk memastikan bahwa berbagi data dan monitoring dapat dicapai standar yang tinggi. Selain dari sistem informasi yang ter-integrasi secara penuh, back-end anda harus diperkuat.
Dengan menggunakan sistem kontainer docker anda dapat lebih mudah dalam mengatasi infrastruktur IT jika terjadi suatu masalah pada aplikasi anda. Oleh karena itu sangat disarankan bagi perusahan agar selalu menjaga kestabilan jaringan, server, penyimpanan dan seluruh infrastruktur IT hingga pencadangan sistem aplikasi dan data. Hal ini ditujukan untuk menjamin operasional perusahaan tetap dapat berjalan walau ada kejadian apapun yang tidak dapat diduga.
