Bagaimana Mengevaluasi Mitra Jasa Outsourcing IT Anda

Bagaimana Mengevaluasi Mitra Jasa Outsourcing IT Anda ?

Bagaimana Mengevaluasi Mitra Jasa Outsourcing IT AndaSejumlah besar perusahaan saat ini beralih ke penyedia layanan untuk manajemen aplikasi enterprise. Jasa outsourcing IT di Indonesia kini banyak yang menawarkan inovasi serta optimalisasi lingkungan aplikasi, tetapi hanya jika anda dapat bekerja dengan mitra yang tepat untuk merampingkan proses IT di internal perusahaan atau organisasi pemerintahan Indonesia.

Organisasi harus mempertahankan manajemen proyek yang efektif dan konsisten terhadap proses internal. Tanpa hal-hal ini, hubungan dengan mitra outsourcing akan sulit untuk menghasilkan yang terbaik.

Hubungan dengan Mitra Jasa Outsourcing IT

Kunci kesuksesan hubungan dengan mitra jasa outsourcing IT dimulai dengan memperbaikai proses internal, kemudian memilih penyedia aplikasi manajemen perusahan yang tepat. Untuk menentukan apakah anda telah menemukan yang paling cocok dan untuk mengidentifikasi penyedia maupun kelemahan internal sebelum anda berkomitmen pada sebuah kontrak jangka panjang. Lembaga peneliti Forrester menyarankan agar anda dapat mengumpulkan informasi sebagai berikut:

Track Record Manajemen Proyek

Ketika mempertimbangkan manajemen outsourcing aplikasi enterprise, perusahaan perlu mengevaluasi bagaimana penyediaan melakukan fungsi manajemen proyek. Dengan kata lain, anda perlu bertanya berapa persen dari proyek IT yang kompleks dapat terpenuhi dalam waktu yang ditetapkan dan dapat memberikan gambaran terhadap parameter biaya yang jelas. Persentase yang tinggi menunjukan penyedia kompeten yang secara akurat dapat mengelola ruang lingkup proyekj, Namun jika catatan penyedia jasa IT outsourcing tidak sekuat sebagaimana mestinya, anda mungkin harus menghabiskan waktu dan uang dalam mengerjakan ulang proyek tersebut.

Keahlian Manajemen Proyek

Anda ingin mengevaluasi latar belakang dari staf penyedia aplikasi manajemen perusahaan. Misalnya, anda harus mencari tahu berapa persentase staff penyedia jasa IT outsourcing yang memiliki sertifikasi tertentu sesuai dengan proyek perusahaan anda. Keahlian profesional dalam manajemen proyek sangat diperlukan untuk keberhasilan dalam mengelola sumber daya IT dan harus dapat dipastikan secara konsisten berikut kualitas mereka.

Alat Komunikasi dan Kolaborasi

Proyek yang didistribusikan mengandalkan perangkat komunikasi real-time yang dapat terintegrasi dengan manajemen alur proyek. Jika mitra outsourcing IT terlalu bergantung pada proses manual, maka efisiensi anda menurun dalam manajemen aplikasi enterprise. Untuk mempromosikan hubungan kerja yang terbaik, anda harus berhati-hati mengevaluasi bagaimana penyedia layanan akan bekerja dengan staff internal di perusahaan anda.

Proses Internal Terstandarisasi

Sebuah provider IT outsourcing harus memahami dan dapat mengakomodasi berbagai proses di perusahaan anda, karena anda mungkin akan menemui kendala jika perusahaan outsource IT tersebut tidak memuliki pengalaman atau proses untuk melakukan transfer pengetahuan. Akan jauh lebih mudah jika perusahaan anda mengikuti perkembangan dan pemeliharaan proses standar tunggal yang dapat dibangun bersama penyedia jasa outsourcing IT dengan memeriksa apakah mereka memang membuat, mengikuti proses dan prosedur yang tepat.

Pengelolaan SLA (Service Level Agreement)

Perjanjian tingkat layanan dapat memastikan penyedia jasa outsourcing IT dapat memenuhi kewajiban mereka dengan sebuah tanggung jawab bersama. Perusahaan yang saat ini menggunakan SLA atau pernah memilki pengalaman bekerjasama dengan mereka akan lebih baik diajak bermitra untuk menetapkan parameter nilai dengan penyedia aplikasi manajemen perusahaan.

Pengujian Penerimaan

Sebuah organisasi harus memiliki proses persetujuan internal secara formal untuk pengerjaan proyek. Sebelum persetujuan dibuat, pengguna biasanya berpartisipasi dalam pengujian penerimaan, proses ini sangat penting dalam hubungan dengan mitra Outsourcing IT. Ketika bekerja dengan penyedia layanan, perusahaan harus dapat menerima sistem atau perubahan sebelum diprouksi. Keterlambatan akan menambah biaya yang tidak perlu bagi perusahaan anda.

Seperti yang dijelaskan di atas, bukan hanya kualitfikasi dari penyedia jasa it ousourcing saja yang harus di ukur secara cermat. Perusahaan harus mengevaluasi proses internal mereka untuk dapat mengoptimalkan kemitraan dalam manajemen aplikasi enterprise.

Kriteria Pemilihan Penyedia Jasa IT Outsourcing

Berikut beberapa kriteria yang paling banyak dilakukan oleh perusahaan dalam mengevaluasi jasa IT outsourcing yang akan dipilih:

  • Komitmen eksekutif
  • Memiliki team yang kompeten dengan anggota yang memiliki keahlian-keahlian yang diperlukan
  • Berpengalaman dalam teknologi dan domain yang sama
  • Memiliki pengalaman yang cukup dalam penyelesaian beberapa pekerjaan terutama yang terkait deadline
  • Memiliki infrastruktur kuat, seperti sebuah perusahaan managed IT services yang juga memiliki fasilitas data center tentu lebih dapat diandalkan dalam mengelola IT perusahaan anda dalam segala tingkatan
  • Memiliki latar belakang yang terbukti dengan sertifikasi keamanan seperti ISO 27001 dan lainnya, dan juga sertifikasi profesional
  • Mampu untuk terus berinvestasi pada teknologi terbaru dan platform layanan terbaru
  • Memiliki portfolio jelas terhadap proyek IT yang pernah mereka lakukan
  • Mampu menyediakan perubahan manajemen yang kuat serta program pelatihan untuk para karyawan.

Terlalu sering organisasi hanya berfokus pada kemampuan penyedia layanan, meskipun ini adalah kompen penting secara keseluruhan namun tidak dapat dikesampingkan begitu saja untuk melihat ke pengalaman yang terbukti dari penyedia jasa outsourcing IT tersebut dan bagaimana mereka menjalaninya.

Kesimpulan:

Disini dapat kita tarik kesimpulan bahwa memilih jasa IT outsourcing bukanlah sebuah keputusan yang sederhana. Pengalaman terkumpul selama dua dekade terakhir telah mengungkapkan bahwa outsourcing IT memerlukan kompleksitas yang bervariasi yang dapat dikelola secara baik ketika kita dapat mengevaluasinya ari perspektif yang berbeda. Perusahaan outsourcing IT yang terbaik dapat dipilih ialah yang dapat mengambil pendekatan yang lebih rasional dan holistik dimana kemitraan antara pengguna dan penyedia jasa akan ditempa dengan ujian-ujian selama proses kontrak berjalan.