Apa itu event organizer? Mungkin tidak salah kalau mengibaratkannya sebagai kepingan terpenting bagi suksesnya event Anda. EO memiliki pengalaman yang dapat berguna untuk acara yang akan Anda gelar. Perannya bukan hanya sebatas vendor saja. Tapi juga mitra yang mengubah konsep acara menjadi kenyataan.
Beraneka ragam jenis acara ada event organizer-nya masing-masing. Bahkan ada event organizer yang punya pengalaman memenggelar beragam acara dengan sukses. Mereka memiliki tim yang diisi para profesional ahli di bidangnya. Sehingga mulai dari perencanaan hingga pelaksanaan dapat berjalan dengan sempurna
Apa Itu Event Organizer
Apa itu event organizer? Itu adalah sebuah tim yang dijalankan oleh perusahaan maupun individu yang melakukan bisnis dengan cara menjalankan sebuah acara dengan sukses. Tingginya kebutuhan dari banyak korporasi atau individu untuk menyelenggarakan event di era informasi ini juga berandil besa rpada makin bertumbuhannya EO seperti cendawan di musim hujan.
Tuntutan yang tinggi dan beragam dari banyak klien memaksa EO harus punya pengalaman. Bukan cuma pengalaman, namun juga skill yang mumpuni. Kalau EO ini adalah perusahaan, biasanya fokus mereka adalah event-event berskala besar. Jika individu, maka skala yang bisa di-handle biasanya terbatas.
Sejarah Event Organizer
Di jaman dulu, event hanya sekadar pertemuan persahabatan antar klan dan suku. Penyelenggaraanya pun terbatas hanya kepala klan atau sukunya saja.
Perencanaan event yang melibatkan banyak orang bermula pada era Cleopatra. Sang Ratu berangkat menyusuri sungai Nil bersama para pengawal dan pelayannya untuk bertemu Mark Anthony. Acara pertemuan ini direncanakan dengan seksama. Konon kapal saking seksamanya, kapal Sang Ratu dihiasi dengan banyak lilin dan wewangian.
Beralih ke abad pertengahan, EO di era ini merupakan wanita-wanita aristokrat kaya raya. Bagaimana tidak? Eventnya sendiri hanya dihadiri para bangsawan. Penyelenggara event paling terkenal di eraini ialah selir Raja Louis ke-15, Madamae Pompadour.
Revolusi industri menjadi permulaan pertama bagi lahirnya industri event organizer. Pada masa ini banyak perusahaan bermunculan. Kebutuhan akan acara pertemuan bisnis meningkat tajam. Era ini menjadi awal munculnya bisnis EO.
Semua sejarahdi atas berkisar di luear negeri. Berarti event organizer sebetulnya termasuk bisnis impor ya? Jika sebagai bisnis, ya. Namun bukan berarti Indonesia tidak punya sejarah event organizer-nya sendiri.
Dulu, penyelenggaraan event hanya khusus untuk menyelenggarakan pertemuan-pertemuan di lingkup kerajaan. Sementara EO sebagai industri baru mulai muncul di Indonesia pada tahun 90-an.
Karakteristik Event
Setelah mengetahui apa itu event organizer, maka saatnya Anda harus paham juga soal apa saja karakteristik event. Tujuannya tentu saja untuk mendapatkan jasa event organizer yang tepat. Berikut rinciannya:
1. Perishability
Yang dinamakan perishability adalah jasa atau layanan yang tidak mungkin disimpan untuk hari berikutnya. Artinya adalah sebuah event itu sangat terkait dengan waktu. Maka event organizer yang profesional harus membuat jadwal event yang ketat. Tidak ada pengunduran atau memajukan, kecuali atas permintaan klien.
2. Intangibility
Bukan sekadar hadir, pengunjung juga merasakan pengalaman dalam konsep sebuah acara. Seharusnya event organizer memahami ini. Yaitu menjaga pengalaman peserta untuk terus baik. Dengan kenyamanan, kemudahan, keramahan dan lain-lain.
3. Suasana dan Pelayanan
Acara yang dilakukan pada suasana yang tepat akan mampu memberi kesan lebih baik dengan pelayanan yang tepat pula. Suasana yang tepat misalkan mengadakan konser musik di hari libur. Sementara pelayanan yang tepat yaitu memberi kemudahan peserta memenuhi kebutuhannya selama acara berlangsung.
4. Interaksi Personal
Interaksi dapat menjadi kunci bagi kesuksesan sebuah acara. Terutama acara-acara seperti konferensi. Event organizer yang harus mengakomodir adanya interaksi yang antar peserta acara maupun pemilik acara. Agar sebuah event memiliki kesan yang membekas di ingatan peserta.
5. Keunikan
Event yang bagus adalah event yang unik. Apa itu unik? Tentu saja berbeda dari yang lainnya. Event organizer yang tepat bagi Anda adalah yang memegang teguh keunikan dalam pengonsepan tiap acara. Mampu mewujudkannya dengan mulus nyaris tanpa cela.
Jenis Event Berdasarkan Gelarannya
Mengetahui apa itu event organizer beserta sejarahnya masih juga belum cukup. Memahami jenis-jenis event organizer dapat memberikan gambaran utuh terkait pemaparan karakteristik event di atas. Tentunya dapat membantu Anda memilih jasa EO yang pas. Simak rinciannya di bawah ini:
1. Private Party
Apa itu event organizer private party? Yaitu event organizer yang berpengalaman mengadakan private party atau pesta pribadi. spesialisasi private party adalah EO yang membantu penyelenggaraan pesta privasi.
Biasanya kliennya berasal dari kalangan ekonomi menengah ke atas yang mengadakan pesta untuk keakraban atau pertemuan bisnis. Pesertanya juga sangat sedikit dengan lokasinya biasanya di rumah pribadi atau kantor klien.
Karena sifatnya private, EO tahu apa yang harus disediakan. Area lokasi harus steril dari berbagai orang yang tidak berhak untuk masuk di dalamnya. Tidak terkecuali para wartawan dari berbagai media. Yang mengadakan biasanya pejabat, konglomerat, dan kalangan artis.
2. Penyelenggara Ulang Tahun
Dari namanya saja Anda sudah tahu job disk EO ulang tahun. Yaitu EO yang spesialisasinya mengadakan pesta ulang tahun untuk segala usia. Berpengalaman mengadakan berbagai macam pesta ulang tahun dengan beraneka ragam konsep yang berbeda-beda.
Jika Anda berencana mengadakan acara ulang tahun, kalau ada budget gunakan EO. Karena dengan menyerahkannya ke tangan yang ahli maka pesta Anda menjadi lebih berkesan ketimbang sekadar kumpul-kumpul saja.
3. Wedding Organizer
EO yang satu ini menjadi yang paling terkenal di tengah-tengah masyarakat. Punya sebutan lain, yaitu wedding organizer, jasa penyelenggara pesta pernikahan ini terdiri dari para profesional yang telah berpengalaman menyelenggarakan pesta sejenis. Dengan konsep adat, modern, dan lainnya.
Beraneka ragamnya suku-suku yang ada di Indonesia jadi tantangan tersendiri. Kalau Anda berencana menggelar pesta pernikahan dengan adat Padang misalnya, pastikan cari WO yang pengalaman melaksanakan pesta dengan aturan yang sama. Agar Anda bisa fokus mempersiapkan hal lainnya untuk acara spesial Anda ini.
4. Musik dan Hiburan
Lalu apa itu event organizer musik dan hiburan? Yaitu event organizer yang punya pengalaman menyelenggarakan pagelaran musik dan hiburan. Dan tidak hanya satu dua, melainkan sudah banyak menyelenggarakan acara sejenis. Lokal dan internasional. Skala kecil atau besar.
Jenis EO spesifik ini paham betul bagaimana mengonsep sebuah acara musik menjadi berkesan. Mulai dari dekorasi panggung, aksi panggung saat artis mulai bernyanyi, susunan acara, dan lain-lain. Jika Anda berencana mengadakan acara musik, pastikan menghubungi EO spesifik ini. Tentu pastikan juga pengalaman mereka sebelum mulai bekerjasama.
5. Brand Activation
Apakah event organizer hanya menyelenggarakan acara besar saja? Tentu tidak. Event organizer juga membantu klien mengembangkan brand bisnis yang dimilikinya. Inilah tugas dari brand activation. Membantu mempromosikan brand untuk meningkatkan penjualan pada bisnis klien.
Event organizer untuk brand activation wajib memahami betul bagaimana proses marketing dan pengembangan brand semua bisnis. Bahkan mereka juga memahami bagaimana step by step proses brand awareness hingga brand tersebut melekat erat di ingatan masyarakat.
6. MICE
Sekilas mungkin sedikit saja yang tahu apa itu event organizer MICE. MICE sendiri merupakan singkatan dari meeting, incentive, conference, dan exhibition. Artinya EO satu ini punya keahlian meng-handle acara-acara berskala besar yang menghubungkan para profesional. Biasanya event MICE ini skalanya internasional.
Jumlah EO yang bisa spesialis event MICE masihlah langka di Indonesia. Sebab persyaratan menjadi salah satunya memang tidak main-main. Sebagai klien yang ingin mengadakan event MICE, Anda harus pastikan kehandalan EO yang mau Anda pakai jasanya.
Sudah berapa korporasi yang sudah mereka handle acara meeting-nya?
Berapa banyak exhibition atau pameran industri yang sudah mereka selenggarkan? Seberapa besar konferensi yang telah mereka sukseskan?
7. One Stop Service Agency
Punya agenda acara berskala internasional? Sepertinya Anda perlu menggunakan jasa one stop service agency. Event organizer satu ini levelnya sudah di atas EO MICE. Bahkan jika event yang Anda rencanakan merupakan kombinasi dari berbagai acara, mereka bisa menyukseskannya. Tidak perlu lagi menghubungi berbagai EO spesifik untuk menangani tiap acara, cukup pakai One Stop Agency Event Organizer semua acara Anda dapat tertangani dengan baik.
Ciri-ciri EO Berkualitas
Tertarik menggunakan jasa event organizer? Berikut beberapa ciri event organizer yang berkualitas yang bisa Anda jadikan acuan:
1. Punya Track Record Baik
Hal pertama yang harus Anda lakukan adalah memeriksa track recordnya dalam melayani klien selama ini. Apakah pernah ada komplain atau tidak. Jika ada, bagaimana cara mereka menanganinya.
Selain itu, lihat juga jumlah review positif yang EO tersebut terima. Pernah mendapat review negatif atau tidak. Jika pernah, berapa banyak review negatifnya? Apakah jumlahnya melebihi review positif? Carilah event organizer yang memiliki track record yang baik dan hanya sedikit review negatif.
2. Berpengalaman
Apa itu event organizer yang baik? Yaitu yang berpengalaman di bidangnya. Misalkan Anda ingin membuat event konser musik.
Pilih event organizer yang setidaknya pernah menangani event yang sama. Atau lebih baik lagi jika memang spesialisasinya menangani event konser musik.
Pengalaman ini akan memberikan hasil yang maksimal. Konsep yang unik dan jelas. Serta tahu berapa budget minimal untuk hasil yang maksimal.
Semakin banyak acara yang mereka sukseskan, maka akan semakin ahli mereka menangani berbagai persoalan yang timbul selama pelaksanaan acara sejenis. Pastikan saja EO telah memiliki pengalaman mengadakan event yang sama.
3. Budget Sesuai Kualitas
Semakin baik kualitas event organizer, biasanya mereka akan memasang tarif yang mahal. Slogan populernya, ada harga ada rupa. Namun terkadang hal ini tidak berlaku untuk semua EO.
Beberapa event organizer abal-abal memanfaatkan slogan di atas untuk menarik modal dari klien yang kurang waspada. Maka teliti menjadi langkah yang wajib Anda lakukan sebelum memilih jasa EO yang berharga mahal.
Ketelitian bukan hanya sebatas memastikan satu EO benar-benar berkualitas atau tidak. Namun juga menelaah penawaran berikut konsep yang tim event organizer ajukan.
Jangan sampai kualitas yang memang tinggi tapi tidak masuk budget Anda. Negosiasikan harga hingga sampai pada titik yang pas.
4. Punya Layanan After Sales
Event organizer yang baik biasanya memberikan layanan after sales. Seperti garansi atau layanan setelah acara selesai. Seperti memberi diskon saat membeli layanan dengan konsep tertentu. Atau memberi special service saat pelanggan kembali memesan jasa mereka. Seperti contohnya memberikan layanan premium dengan harga standar.
Cari event organizer yang menyediakan jasa ini! Bagaimana caranya tahu? Tentu saja bertanyalah pada mereka. Biasanya nyaris semua bisnis di era sekarang punya layanan purna jual ini. Tujuan utamanya tentu saja menjaga loyalitas pelanggannya agar tidak berpindah ke kompetitor.
Kesimpulan
Event organizer adalah perusahaan ataupun individu yang menjadikan jasa penyelenggaraan event sebagai bisnis mereka. Tidak hanya meringankan beban Anda, telebih lagi bisa meningkatkan kualitas acara Anda.
Jasa ini tersedia di banyak jenis event, dan pelaku bisnisnya sanggup mengonsep acara dengan baik sehingga menghasilkan acara yang memuaskan.
Apa itu event organizer yang baik?
Yaitu EO yang profesional, yang memahami betul apa saja jenis dan karakteristik event. Sehingga dapat menghandle dan menangani acara dengan sebaik mungkin.
