Para manjer pengadaan IT selalu ditantang untuk dapat menemukan sumber yang akan mengurangi biaya pada risiko toleransi. Ini berarti mereka harus memeriksa sembilan persyaratan kontraktual untuk mengurangi risiko dalam kontrak cloud, menurut sebuah badan riset. Model pengiriman awan semakin populer, tapi ada risiko yang sering tidak jelas atau diabaikan ketika menilai kelayakan sumber. Oleh karena itu, sangat dibutuhkan suatu manajemen proyek pengadaan cloud untuk mengatasi hal tersebut.
Manajemen Proyek Pengadaan Cloud untuk Mengurangi Risiko Kontrak
Solusi cloud sering muncul untuk meminimalkan biaya awal dan beralih dari solusi tradisional. Tetapi ada biaya dan risiko yang tersembunyi, dan memerlukan hal yang unik untuk menjaga kontrak, dibandingkan dengan pengaturan tradisional. Banyak penyedia cloud yang enggan menegosiasikan kontrak, dengan alasan model inti mereka menggunakan pendekatan skalbilitas yang fleksibel. Titik awal kontrak sering memudahkan vendor, namun menghasilkan risiko potensial terhadap kebutuhan pengguna.
Ketika menilai pengadaan dan sumber terhadap penawaran layanan cloud, eksekutif perlu memahami hal yang dapat dinegosiasikan sehubungan dengan risiko yang terkandung. Dan juga hal apa saja yang tidak perlu dinegosiasikan.
9 Istilah Penting Untuk Memahami Penawaran Cloud
Umumnya pasar cloud masih sangat kompetitif. Ini merupakan bagian penting bagi dari manajemen proyek pengadaan cloud untuk mengoptimalkan negosiasi. Para manajer proyek pengadaan harus siap untuk bernegosiasi setelah menemui beberapa risiko yang terkandung.
Berikut beberapa istilah penting untuk mengurangi risiko kontrak dengan nilai berlebihan pada penggunaan layanan cloud.
-
Jaminan Uptime
Para analis telah melihat banyak kontrak yang tidak memiliki uptime atau jaminan tingkat kinerja layanan yang sesuai dengan apa yang ditawarkan. Terutama untuk perusahaan yang sangat membutuhkan kelancaran, hal ini dapat menjadi masalah jika terlalu cepat mengambil kontrak. Negosiasi kontrak harus mempertegas tingkat kinerja yang diperlukan dan pastikan hal tersebut didokumentasikan pada kontrak. Idealnya, harus ada kompensasi jika tingkat layanan yang dijamin tidak terpenuhi. Ini merupakan faktor penting dalam manajemen proyek pengadaan apapun yang membutuhkan akses terus menerus.
-
Bentuk Kompensasi Atas Jaminan Tingkat Layanan
Untuk perjanjian tingkat layanan (biasa disebut: SLA) yang akan digunakan untuk mengarahkan perilaku penyedia layanan cloud, mereka harus disertai dengan kompenasi. Jika tingkat downtime atau layanan kinerja tidak terpenuhi, anda dapat negosiasikan penalti dan klausa eskalasi. Ini lebih baik ketimbang kompenasi uang kembali. Dalam hal peningkatan negosiasi dan tekanan pada penyedia, harus dipahami bahwa jarang ada vendor yang suka jika harus kembalikan uang anda setelah memesan.
-
Waspadai Pengecualian PInalti untuk SLA
Penyedia cloud lebih menyadari bahwa mereka perlu menambahkan jaminan dan ukuran kualitas untuk layanan yang mereka tawarkan. Untuk mengelola risiko mereka, penyedia cloud biasanya menempatkan kriteria pengecualian yang cenderung kaku dalam kontrak mereka. Organisasi harus berhati-hati pada pengecualian tersebut. Anda harus mendapatkan kejelasan, apakan cara mereka mengukur downtime sudah tepat ?
-
Keamanan
Sebagai bagian dari strategi cloud-sourcing, manajer pengadaan dan keamanan harus memastikan bahwa praktik keamanan penyedia berada pada tingkat yang sama seperti, atau melebihi, praktek keamanan mereka sendiri. Terutama jika perusahaan berada di bawah industri atau peraturan terkait masalah kedaulatan data di suatu negara. Para analis merekomendasikan negosiasi SLA untuk keamanan, terutama untuk pelanggaran keamanan.
-
Keberlanjutan Usaha dan Pemulihan Bencana
Kontrak layanan cloud jarang mengandung ketentuan tentang pemulihan bencana atau memberikan waktu pemulihan yang didukung secara finansial. Beberapa penyedia Infrastructure-as-a-Services (IaaS) bahkan tidak mengambil tanggung jawab untuk back up data pelanggan. Jika organisasi telah siap untuk mencadangkan data mereka di dalam perusahaan, atau di beberapa layanan awan lainnya, dan memiliki kemampuan untuk menggunakan data yang berada di dalam aplikasi, maka mereka perlu mengkonfirmasi bahwa penyedia cloud memiliki API yang sesuai atau mekanisme lain untuk mengakomodasi organisasi mengambil tanggung jawab untuk pemulihan bencana. Ini merupakan hal menarik yang perlu dikritisi dalam manajemen pengadaan proyek cloud.
-
Kondisi Privasi Data
Jika penyedia cloud mematuhi peraturan privasi data pribadi atas nama organisasi, klien harus terbuka mengenai apa yang mereka lakukan. Kontrak harus tegas menyatakan bahwa penyedia cloud tidak akan berbagi data pribadi dengan orang lain. Ini menjadi lebih rumit jika mereka harus berbagi data dengan pihak ketiga. Misalnya, ke penyedia infrastruktur cloud – yang umum dalam solusi Software-as-a-Services (SaaS) solusi). Peyedia cloud harus dapat memastikan bahwa, mereka hanya akan melakukan apa yang pelanggan (pengontrol data) minta untuk mereka lakukan.
-
Penangguhan Layanan
Beberapa kontrak cloud menyatakan bahwa jika pembayaran dilakukan lebih dari 30 hari setelah jatuh tempo, layanan dapat ditangguhkan oleh provider. Hal ini memberikan penyedia cloud negosiasi yang cukup maksimal dalam hal terjadi masalah pembayaran. Organisasi harus menegosiasikan kesepakatan bahwa masalah pembayaran tidak harus mengarah pada penangguhan layanan.
-
Penghentian Layanan
Sejumlah kontrak cloud memungkinkan penyedia untuk mengakhiri perjanjian. Jika 30 hari dari pemberitahuan tertulis, atau setidaknya dalam waktu 30 hari perpanjangan maka layanan dihentikan. Pengguna harus bernegosiasi, setidaknya untuk pemberitahuan diberikan waktu yang lebih, kecuali mereka telah secara material melanggar kontrak. Hal ini dapat terjadi, dan biasanya pada masalah teknis, bukan pembayaran.
-
Kewajiban
Sebagian besar kontrak cloud membatasi kewajiban apapun selain dari klaim pelanggaran yang berkaitan dengan kekayaan intelektual pada nilai biaya maksimum selama 12 bulan terakhir. Organisasi harus mencoba untuk bernegosiasi terhadap kewajiban perlindungan yang lebih tinggi.
Kesimpulan
Dalam manajemen pengadaan proyek cloud untuk kebutuhan perusahaan anda, sangat penting memahami kondisi tersembunyi dan risiko yang terkandung. Jika tidak, ini sama saja anda menempatkan operasional perusahaan berada pada risiko yang sangat besar.
Dalam skala besar, anda tetap membutuhkan solusi disaster recovery sebagai antisipasi dari layanan cloud jika bermasalah. Ini masih sering terjadi, dan para manajer proyek pengadaan tidak bisa hanya menerima kompensasi dalam bentuk materi. Anda tetap harus ambil tanggung jawab keberlanjutan usaha. Untuk itu, pastikan layanan cloud tersebut dapat memberikan API yang terhubung ke sistem pencadangan dan pemulihan di data center anda.
Sebetulnya dalam skala besar, layanan colocation server lebih dapat diandalkan. Cloud sering digunakan oleh perusahaan startup untuk menekan biaya pra operasional. Dan cloud juga sering digunakan oleh departemen IT sebagai lokasi pengujian pengembangan. Disini perlu pemahaman yang tepat mengenai cloud dalam manajemen proyek pengadaan atau procurement.
